Как рассчитать зарплату и ФОТ в бизнес-плане с учетом взносов

Фонд оплаты труда (ФОТ) в бизнес-плане – это все начисленные зарплаты работников за месяц и год до удержания НДФЛ, а расходы работодателя на персонал – это ФОТ плюс страховые взносы. В 2026 году общий тариф взносов – 30% в пределах 2 979 000 ₽ годового дохода работника плюс взнос на травматизм от 0,2%; пониженные тарифы МСП (15% или 7,6% с части зарплаты сверх 1,5 МРОТ = 40 639,50 ₽) остались только для приоритетных отраслей и обрабатывающих производств. Поэтому для большинства малых бизнесов – торговли, многих услуг – работник с зарплатой 50 000 ₽ стоит работодателю 65 100 ₽. Расчет ФОТ начинается не с зарплат, а со штатного расписания по сменам: сколько людей нужно, чтобы закрыть часы работы. На примере кафе в Екатеринбурге ФОТ – 372 тыс. ₽ в месяц, а с взносами – 485 тыс. ₽, или 5,8 млн ₽ в год.

Коротко

• Всегда считайте зарплаты «начислено», а не «на руки»: «на руки» = начислено × 0,87.
• К ФОТ добавьте взносы: 30,2% по общему тарифу или льготный тариф, если отрасль приоритетная.
• Число работников определяется графиком работы и сменностью, а не «сколько нужно в смену».
• Зарплата на полной ставке – не ниже МРОТ с районным коэффициентом.
• Закладывайте индексацию 8–10% в год и замену на время отпусков.

Как соотносятся «на руки», «начислено» и «стоит работодателю»

Главная ошибка начинающих: на собеседовании обсуждают сумму «на руки», а в бизнес-план ставят ее же как ФОТ. Если повар хочет 50 000 ₽ на руки, начислять нужно 57 471 ₽, а работодателю он обойдется в 74 828 ₽. Разница с «наивным» расчетом – почти 50%.

Тарифы взносов в 2026 году

Льгота МСП работает только для части зарплаты выше 40 639,50 ₽, поэтому для низких зарплат она ничего не дает. Подробно о тарифах – в статье взносы за работников в 2026 году. Если ваш бизнес на АУСН, взносов за работников почти нет – это может быть решающим аргументом при выборе режима: АУСН в 2026 году.

Пример: кафе на 40 мест

Обратите внимание на сменность. Кафе работает 84 часа в неделю, а один работник по норме – 40 часов. Поэтому на каждую позицию «в смену» нужно минимум два человека, а с учетом отпусков и больничных – иногда больше. Ошибка «нам нужен один повар» превращается в недооценку ФОТ вдвое.

Оклад, сделка или процент

Для бизнес-плана сдельная оплата удобна тем, что превращает часть постоянных расходов в переменные и снижает точку безубыточности. Ориентиры по нишам: мастера салонов красоты и барберы – 35–50% выручки с услуги, автомойщики – 30–35%, мастера СТО – 40–50% от стоимости работ. Но если в слабый месяц мастер на полной ставке заработает меньше МРОТ, доплата обязательна – это нужно заложить в модель. О МРОТ и районных коэффициентах – в статье МРОТ 2026 для бизнеса.

Что еще заложить в ФОТ

Отдельно – собственник. ИП зарплату себе не начисляет, его взносы – фиксированные 57 390 ₽ плюс 1%. Директору ООО зарплату начислять нужно, не ниже МРОТ. Если собственник сам работает в бизнесе поваром или мастером, в бизнес-плане разумно показать это явно, а в оценке бизнеса – учесть «рыночную зарплату» на эту позицию: иначе прибыль завышена на стоимость его труда.

ФОТ при запуске

В первые месяцы выручка ниже плановой, а персонал нужен полностью: кафе не может работать «на 50% поваров». Поэтому именно ФОТ – главная причина отрицательного денежного потока в первые 2–4 месяца. В бизнес-плане это закрывают резервом на запуск, а набор персонала планируют поэтапно: например, третий официант – только с третьего месяца, когда вечерняя загрузка вырастет. Как рассчитать резерв, – в статье оборотный капитал в бизнес-плане.

Как проверить ФОТ на реалистичность

После расчета сравните результат с тремя ориентирами. Первый – вакансии в вашем городе: зарплаты поваров, продавцов, мастеров на сайтах поиска работы. Если вы заложили 35 тыс. ₽ повару, а рынок предлагает 55 тыс. ₽, вы не наберете людей или будете постоянно их терять. Второй – доля ФОТ в выручке по отрасли. Если в кафе она получилась 12%, скорее всего, вы забыли сменность или взносы; если 40% – либо выручка занижена, либо штат избыточен. Третий – выработка на одного работника: выручка в месяц, деленная на число сотрудников. В нашем кафе это 2 200 000 / 9 = 244 тыс. ₽ на человека – нормальный уровень для небольшого общепита.

Отдельно проверьте, что штат соответствует плану продаж по месяцам. Если в бизнес-плане выручка растет вдвое за год, а персонал не меняется, это нереалистично: при росте загрузки нужны дополнительные люди или переход на сдельную оплату.

Частые ошибки

Частые вопросы

Можно ли оформлять работников как самозанятых?

Нельзя, если по сути это трудовые отношения: постоянная работа по графику у одного заказчика. Налоговая доначислит взносы и НДФЛ. Самозанятые – для разовых и проектных задач.

Как учитывать работников на неполный день?

Пропорционально ставке. Минимум – пропорционально МРОТ.

Входят ли чаевые в ФОТ?

Нет, если они передаются гостями напрямую официантам или через сервисы чаевых и не являются выплатой работодателя.

Какой ФОТ нормальный для бизнеса?

Зависит от отрасли: общепит – 20–30% выручки, салоны красоты с процентом мастерам – 40–50%, розница – 8–15%, производство – 15–30%. Сравнивайте с аналогами.

Нужно ли показывать ФОТ в грантовой заявке?

Да, многие гранты и «Агростартап» требуют создания рабочих мест – комиссия смотрит, на что вы будете платить зарплату и выдерживаете ли МРОТ.

Как учесть НДФЛ свыше 2,4 млн ₽?

С дохода работника свыше 2,4 млн ₽ в год – 15%. Для малого бизнеса это касается только высокооплачиваемых специалистов.

Что сделать дальше

1. Составьте штатное расписание по графику работы и сменности.
2. Переведите все суммы в «начислено» и добавьте взносы по вашему тарифу.
3. Заложите индексацию, отпуска и поэтапный набор персонала.

ФОТ с разными тарифами взносов, сменностью и индексацией – в нашей финансовой модели. Полный бизнес-план – в услуге разработка бизнес-плана, для старта – готовые бизнес-планы с расчетом персонала.